Переезд офиса – это трудоемкий процесс, который может принести компании значительные расходы, если не спланировать событие заранее.
В первую очередь стоит сразу рассчитывать на то, что потребуется дополнительная помощь либо от ваших сотрудников, либо от наемных упаковщиков и грузчиков. При этом ключом к успешному переезду с минимальными затратами является правильное распределение обязанностей и координирование действий ваших помощников на каждом этапе подготовки к перемещению фирмы.
Составьте план переезда
Сначала вам нужно составить график, который будет включать все необходимые этапы переезда. Создавать этот график стоит на совещании с остальной командой вашей компании, где менеджеры и руководители смогут дополнить его, если вы что-то упустите.
Если вы работаете в одном небольшом помещении, то переезд офиса лучше начать планировать как минимум за три месяца. Чтобы подготовить к перемещению два средних или больших офиса, вам потребуется от шести до восьми месяцев. Ключ к успеху в этом случае – начать как можно раньше.
Следующим шагом является сбор информации о новом пространстве. Постарайтесь получить планировку этажей, где будут указаны такие важные компоненты, как расположение электрических розеток, количество комнат для хранения, и, самое главное, размеры и форма нового офиса. При этом не менее важно иметь на руках план-схему вашего прежнего помещения, чтобы наметить наиболее удобное пространство в новом офисе для функциональных областей, которые были на старом месте. В этом плане перемещение фирмы похоже на квартирный переезд, где каждая комната имеет свои функции.
Составьте список потенциальных проблем, которые могут возникнуть на новом пространстве. Например, меньшая площадь приемной, недостаточное количество места для хранения или необходимость иметь больше открытого пространства, которое может потребоваться для строительства временных стен. Это может быть необходимо, чтобы понять, нужно ли арендовать дополнительную площадь или сколько материала нужно закупать для строительства перегородок из гипсокартона.
Распределите функции среди ваших сотрудников
Чтобы координация переезда каждой области офиса проходила успешно даже без вашего участия, необходимо назначить ответственных лиц. Ими могут быть руководители отделов, каждый из которых будет следить, чтобы их сотрудники полностью упаковали свои рабочие столы. Организуйте встречу ответственных лиц, чтобы оповестить всех о содержимом составленного графика переезда.
Распределите все задачи по перемещению офиса между ответственными за переезд и убедитесь, что каждый знает срок выполнения его обязанностей по графику. Для быстрой настройки рабочей обстановки в новом офисе вам могут потребоваться услуги специалистов, таких как монтажники телефонных линий или наладчики компьютерной сети. Попросите каждого руководителя отдела составить список того, что требуется для полноценной работы их сотрудников. На основании представленной информации включите в расходы услуги всех необходимых специалистов.
Наймите компанию грузоперевозок
Одним из наиболее важных задач является наем компании грузоперевозок, которая предоставит грузчиков и грузовое транспортное средство. Есть организации, которые специализируются исключительно на офисных переездах. Проведите небольшое исследование предложений на рынке и выберите фирму, которая придет к вам в офис, чтобы оценить масштаб переезда. Добросовестная компания рассчитает стоимость работ грузчиков, а также нужный размер грузовика, исходя из фактических данных, а не их общего прайс-листа с фиксированными ценами.